「退職届は横書きでも問題ない?」
「退職届は縦書きと横書き、どっちが正しいの?」
「横書きの退職届の書き方や封筒の選び方は?」
と悩む方は多いのではないでしょうか。
近年のビジネスシーンでは縦書きの文書を書くことはほとんどなく、退職届も同様に、会社で特に規定がなければ横書きが一般的になってきています。
この記事では、退職届を横書きするときの書き方やマナー、注意点について、実例を交えながら詳しく解説します。転職を考えている方は、ぜひ参考にしてください。
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Contents
退職届は横書きでもいい?退職届の基本知識
退職届は、会社に退職の意思を伝えるための大切な書類です。一般的に退職届は縦書きとされてきましたが、近年はビジネス文書の横書き化が進んでおり、退職届のマナーとしては縦書きでも横書きでもどちらでも間違いではありません。
一方で、退職届は伝統的な様式を重視する文書でもあり、会社の規定で書式が決まっていたり業界の風習によっては縦書きが基本という場合もあります。
まずこの章では、退職届の基本的な知識や、縦書きと横書きの歴史的背景、使い分けのポイントについて詳しく解説します。
- 「退職届」「辞表」「退職願(辞職願)」の違い
- 退職届における縦書きと横書きの歴史的背景
- 退職届の縦書きと横書きを選ぶ基準は?
- 横書きの退職届の現状
それでは順に見ていきましょう。
「退職届」「辞表」「退職願(辞職願)」の違い
退職の意思を表明する文書には、「退職届」「辞表」「退職願(辞職願)」の3種類があります。
一般企業では「退職届」が最も一般的です。これは労働者の退職の権利が法律で保障されているため、会社に「届け出る」という形式が適切だからです。
「辞表」は主に会社の役員や公務員、団体職員が使用する表現です。より格式高い印象を与える言葉で、組織との関係性を重視する場面で使用されます。
一方、「退職願(辞職願)」は会社に退職を「お願いする」ニュアンスを含むため、現代では使用頻度が低くなっています。労働者の権利意識の高まりとともに、「願」という表現は徐々に減少傾向にあります。
退職届における縦書きと横書きの歴史的背景
日本の伝統的な文書は縦書きが基本で、特に明治時代以降、公文書や重要書類は縦書きが正式とされてきました。退職届もその流れを汲み、長年にわたり縦書きが標準とされてきた背景があります。
しかしパソコンの普及やビジネス文書の国際化に伴い、1990年代以降、横書きの文書が徐々に一般化していきました。特に外資系企業や IT企業では、横書きの退職届が当たり前となっています。
現在では、会社の社風や業界の慣習によって縦書きと横書きが使い分けられています。会社で決まりが特にない場合は、どちらが正しいということはなく、それぞれの特徴を理解した上で選択することが大切です。
退職届の縦書きと横書きを選ぶ基準は?
退職届の縦書き・横書きの慣習は、会社の形態や業界によって異なります。一般的に次のような傾向があります。
会社の形態 | 退職届の書式の傾向 |
---|---|
伝統的な大企業 | 縦書きが好まれる |
外資系企業 | 横書きが標準 |
IT・ベンチャー企業 | 横書きが一般的 |
公務員・教職員 | 縦書きが原則 |
まずは人事部門や上司に確認することが大事です。会社で特に決まりがない場合は、会社の文化や雰囲気に合わせて判断するとよいでしょう。
横書きの退職届の現状
ここまでにお伝えしたように、最近では多くの企業で横書きの退職届が受け入れられています。特に若手社員の多い企業やベンチャー企業では、横書きの方が一般的です。
横書きのメリットとして、パソコンでの作成が容易であることや文章の視認性が高いことが挙げられます。
また電子メールでのやり取りが増えた現代では、添付ファイルとして退職届を送信することも増えています。正式な退職届は紙面で提出するのが一般的なマナーとされていますが、メールや添付ファイルで提出が求められる場合は横書きの方が読みやすく、実用的なのです。
退職届を横書きする場合の正しい書き方とマナー
退職届を横書きで作成する場合も、基本的なマナーと書き方のルールを押さえることが重要です。ここでは、用紙の選び方から封筒の扱い方まで、横書き退職届作成の全てのポイントを解説します。
- 手書きとパソコン作成の使い分け
- 横書きの退職届に使用する用紙の選び方
- 横書きの退職届は罫線付きの便箋でもいい?
- 退職届の文字の大きさや配置のバランス
- 退職届の封筒の選び方と記載事項
- 退職届の便箋の折り方と封入方法
それでは順に見ていきましょう。
手書きとパソコン作成の使い分け
退職届は原則として手書きが望ましいとされています。手書きには以下のようなメリットがあります。
- 誠意が伝わりやすい
- オリジナル性が保証される
- 個人の人柄が表現される
一方、PCで退職届を作成するメリットは以下のとおりです。
- 文字が読みやすい
- 修正が容易
- コピーを残しやすい
- レイアウトが整いやすい
一般的に、以下のような場合はPCで作成することも許容されています。
- 会社が電子データでの提出を認めている。
- 手書き文字の綺麗さに自信がない。
- 複数の退職届を同時に提出する必要がある。
横書きの退職届に使用する用紙の選び方
退職届には、A4サイズの白い上質紙を使用するのが基本です。
用紙は一般的なコピー用紙ではなく、少し厚めの上質紙を選びましょう。表面の質感は、光沢のないマットタイプが一般的です。
色付きの用紙や模様入りの便箋は避けてください。また裏写りを防ぐため、両面コピー用紙ではなく片面用の上質紙を使用することをおすすめします。
特に万年筆やボールペンで書くときにインクの裏抜けを防ぐため、用紙の品質は重要です。
横書きの退職届は罫線ありの便箋でもいい?
横書きの退職届では、罫線なしの白紙を使用するのが一般的です。ただし文字を真っすぐ書くことに不安がある場合は、薄い罫線ありの用紙を使用しても問題ありません。
罫線入りの用紙を使用する場合は、以下の点に注意しましょう。
- 罫線は薄いグレーのものを選ぶ。
- 文字サイズに合った適切な行間の罫線を使用する。
- 特に重要な書き出しや署名の部分は、罫線のない余白を設ける。
退職届の文字の大きさや配置のバランス
横書きの退職届では、文字の大きさと配置が全体的な印象を左右します。基本的な文字の大きさと配置のポイントは、以下のとおりです。
- 宛名:12〜14ポイント程度(手書きの場合は1.5〜2cm程度)
- 表題:宛名より若干大きめ
- 本文:10.5〜11ポイント程度(手書きの場合は1cm程度)
- 日付と氏名:本文と同じかやや大きめ
余白については、上下左右それぞれ3cm程度を確保します。特に宛名と本文の間、本文と署名の間には適度な空白を設けることで読みやすさと見栄えが向上します。
退職届の封筒の選び方と記載事項
退職届を入れる封筒は、白の長形3号(120×235mm)または長形4号(90×205mm)を使用します。封筒選びのポイントは、以下のとおりです。
- 上質な白封筒を選ぶ
- 窓付き封筒は避ける
- 裏地付きの封筒は使用しない
封筒は一般的には縦書きが基本とされていますが、社内文書がすべて横書きの会社では、封筒も横書きで問題ありません。
どちらの場合も文字は丁寧に書き、読みやすさを重視します。不安な場合は、人事部や上司に確認するとよいでしょう。
縦書きの封筒にする場合
- 宛名は封筒の中央よりやや右に記載
- 「親展」または「直披」を右上に記載
- 差出人は封筒裏面の中央に記載
横書きの封筒にする場合
- 宛名は封筒の中央に記載
- 「親展」または「直披」を左上に記載
- 差出人は封筒裏面の下部に記載
退職届の便箋の折り方と封入方法
A4サイズの退職届を長形3号封筒に入れる場合、3つ折りにします。折り方の手順は以下のとおりです。
- 下から約3分の1を上げて折る。
- 残りの部分を上から折り畳む。
- 折り目をしっかりと付ける。
封入する際は、以下の点に注意します。
- 文書の表が内側になるように折る。
- 開封時に上から文章が読める向きに入れる。
- 折り目は丁寧につけ、しわを作らない。
横書きの退職届に書く項目と基本フォーマット
退職届に形式的な文書とはいえ、一つ一つの記載項目に意味があり、適切な書き方が存在します。ここでは、横書きの退職届における必須項目とその記載方法について詳しく解説します。
- 宛名と日付の正しい配置
- 本文の基本フォーマット
- 締めくくりの言葉
- 押印やサインの位置
それでは順に見ていきましょう。
宛名と日付の正しい配置
横書きの退職届における宛名は、用紙の上部中央よりやや右側に記載します。会社名と役職名、氏名の順に記載し、それぞれの間は1行空けます。
- 会社名:「株式会社〇〇御中」の形式
- 役職名:「代表取締役社長」など
- 氏名:「〇〇〇〇様」の形式
日付は宛名から2行空けて右側に記載します。西暦ではなく和暦を使用するのが一般的です(例:「令和x年xx月xx日」)。
本文の基本フォーマット
本文は、日付から2行空けて始めます。基本的な構成要素は以下の通りです。
構成要素 | 書き方 |
---|---|
表題 | 中央に「退職届」と記載する。 |
冒頭の挨拶 | 「私事、このたび一身上の都合により」 |
退職日 | 「令和〇年〇月〇日をもって退職致したく、ここに届出いたします。」 |
感謝の言葉 | 在職中の感謝を簡潔に述べる。 |
文章は簡潔に、かつ丁寧な表現を心がけます。一般的な本文の長さは200〜300文字程度が適切です。
締めくくりの言葉
退職届の結びの言葉は、感謝の意を示しつつ簡潔に締めくくることが重要です。
結びの言葉の例文
「在職中は大変お世話になり、ありがとうございました」
「これまでのご指導に深く感謝申し上げます」
「皆様のご健勝と会社の益々のご発展をお祈り申し上げます」
これらの表現を1〜2文に収めて締めくくります。長々とした説明や弁明は避けましょう。
押印やサインの位置
署名と押印は、本文の末尾から2行空けて右側に記載します。配置の順序は以下のとおりです。
- 住所:現住所を記載
- 氏名:楷書で記入
- 押印:氏名の右側に捺印
捺印は認印ではなく、実印や銀行印などの正式な印鑑を使用することをおすすめします。シャチハタなどのゴム印は避けましょう。
横書きの退職届の書式テンプレート・文例サンプル集
退職届の書き方に悩む方のために、実際の書式や文例をご紹介します。
- 横書きの退職届の基本的な書式テンプレート
- 管理職向け退職届の例文
- 即日退職を希望するときの退職届の例文
それでは順に見ていきましょう。
横書きの退職届の基本的な書式テンプレート
一般的な退職届の書式テンプレートをご紹介します。このフォーマットは、多くの企業で受け入れられている標準的な書式です。
退職届の基本フォーマット
退職届
株式会社〇〇〇〇 御中
代表取締役社長
〇〇〇〇 様
令和〇年〇月〇日
私事、このたび一身上の都合により令和〇年〇月〇日をもって退職致したく、ここに届け出いたします。
在職中は大変お世話になり、深く感謝申し上げます。
皆様のご健勝と会社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇1-2-3
〇〇 〇〇 印
管理職向け退職届の例文
管理職の場合は、より丁寧な表現と詳細な引継ぎへの言及が必要です。以下の例文を参考にしてください。
管理職向け退職届の例文
私事、このたび一身上の都合により令和〇年〇月〇日をもって退職致したく、謹んで届出申し上げます。
〇年〇ヶ月の在職中は、公私にわたり格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございました。
現在担当しております業務につきましては、後任者への引継ぎを 確実に行い、業務に支障をきたすことのないよう万全を期す所存でございます。
即日退職を希望するときの退職届の例文
やむを得ない事情で即日退職する場合は、特に丁寧な表現と謝意が必要です。
即日退職の退職届の例文
私事、このたび急な一身上の都合により本日付をもって退職させていただきたく、謹んで届出申し上げます。
突然のお願いとなり、誠に申し訳ございません。在職中賜りました数々のご指導ご鞭撻に対し深く感謝申し上げます。
退職届を書くときの注意点
退職届の作成は、下書きから清書まで慎重に進める必要があります。一度提出した退職届は、退職願と違って原則として取り消せません。ここでは、失敗のない退職届作成のための手順と注意すべきポイントを解説します。
- 下書きの確認ポイント
- 清書するときに気をつけること
- 退職届のよくある失敗例と対処法
それでは順に見ていきましょう。
下書きの確認ポイント
下書きは必ず別の用紙で行います。主に確認すべきポイントは次のとおりです。
- 誤字脱字がないか?
- 日付や退職予定日に間違いがないか?
- 文章の流れは自然か?
- 感謝の意が適切に表現されているか?
下書きは最低2回は読み直し、可能であれば信頼できる人に確認してもらうことをおすすめします。特に退職日については、人事部門に確認を取ってから記入しましょう。
清書するときに気をつけること
清書は、心身ともに落ち着いた状態で行うことが重要です。以下のポイントに注意して作成します。
- 手元が安定する姿勢で書く。
- 文字の大きさを揃える。
- 適度な速さで丁寧に書く。
- 書き損じた場合は最初からやり直す。
誤字脱字があった場合、修正液や修正テープの使用は避けましょう。書き損じは必ず書き直します。
退職届のよくある失敗例と対処法
退職届を作成する際のよくある失敗例は、次のようなものです。
- 提出日と退職日の日付の書き間違い
- 宛名(会社名、役職名)の間違い
- 署名の書き忘れ
- 文字の配置ミス
- インクのにじみ
これらの失敗は、慎重に確認することで防げます。日付の書き間違いは、カレンダーを参照しながら慎重に記載しましょう。宛名は、事前に正式な会社名や役職を確認しておきます。
署名の書き忘れを防ぐためにも、提出前に再度見直しを行ったり、可能であれば家族や信頼できる人にチェックしてもらうようにしましょう。文字の配置やインクのにじみは、事前に下書きをするか、清書用紙に書く前にレイアウトを確認することで防ぐことができます。
退職届提出時の基本マナーと注意点
退職届の提出は、会社との最後の重要な手続きのひとつです。提出の仕方ひとつで、これまでの感謝の気持ちや今後の関係性が大きく変わる可能性があるため、マナーに気をつけて慎重に進めましょう。
退職届を提出する際の手順と注意点は、以下のとおりです。
事前準備
- 上司とアポイントを取る。
- 提出時間は業務終わりの時間帯を選ぶ。
- 退職届の控えの用意を忘れない。
提出時の態度
- 清潔で正しい身だしなみを心がける。
- 丁寧な言葉遣いを心がける。
- 感謝の気持ちを込めて手渡す。
提出後の対応
- 人事部門への報告確認
- 必要書類の確認
- 引継ぎスケジュールの相談
上司に提出する時は長時間の説明は避け、簡潔に要点を伝えることを心がけましょう。また控えへの受領印やサインをお願いすることも忘れないようにします。
横書きの退職届のよくある質問と回答
退職届の作成や提出に関して、多くの方が気になる疑問についてお答えします。実際によく寄せられる質問とその回答を、具体的にまとめました。
- 退職届を横書きする場合、手書きではなくPCを使ってもいいですか?
- 退職届はいつまでに出せばいいですか?
- 退職届を上司に受理してもらえません。どうしたらいいですか?
- 退職届を提出した後、取り下げることはできますか?
- 退職届の控えは必要ですか?保管期間の目安は?
それでは順に見ていきましょう。
退職届を横書きする場合、手書きではなくPCを使ってもいいですか?
現代のビジネスシーンでは、PCで作成した退職届も広く受け入れられています。特に以下のような場合はPC作成が推奨されます。
- 字に自信がない場合
- 会社が電子データでの提出を求めている場合
- 外資系企業や IT企業の場合
ただしPCで作成する場合でも、電子データで提出が求められている場合を除き、提出時は紙に印刷して押印することを忘れないようにしましょう。また紙で提出する場合は、以下の部分は必ず手書きにすることをおすすめします。
- 署名(フルネーム)
- 住所
- 日付
これらの項目は本人確認の意味も含まれているためです。
退職届はいつまでに出せばいいですか?
退職届の提出時期は、労働基準法で定められた退職予告期間を考慮する必要があります。
一般的には、退職予定日の少なくとも2週間前までの提出が法律で定められています。
ただし、会社の規定や慣例により1ヶ月前や2ヶ月前などの期間が設けられていることも多いため、まずは就業規則を確認することをおすすめします。特に管理職や専門職の場合は、より長い期間が必要とされることがあります。
また業務の引き継ぎや後任の採用にかかる時間も考慮し、できるだけ余裕を持った提出を心がけましょう。急な退職は職場の人間関係や今後のキャリアにも影響を与える可能性があるため、計画的な退職届の提出が望ましいです。
退職届を上司に受理してもらえません。どうしたらいいですか?
上司が退職届を受理してくれないケースは、実は少なくありません。しかし退職は労働者の権利として法律で保障されています。
退職届を受理してもらえない場合は、以下の手順で対応しましょう。
まずは冷静に状況を確認する
- 受理を拒否する理由を確認
- 退職時期の調整の可能性を検討
- 会話の内容を記録として残す
建設的な話し合いを心がける
- 引継ぎ計画を具体的に提示
- 退職時期の柔軟な調整を提案
- 会社への配慮を示す
それでも受理されない場合の対応
- 内容証明郵便で退職届を送付
- 人事部門や本社に相談
- 必要に応じて労働組合や労働基準監督署に相談
民法では退職の意思表示から2週間経過すれば退職が成立します。ただしできる限り円満な退職を目指すことが、将来的なキャリアのためにも重要です。最終手段として法的対応を取る前に、十分な話し合いを重ねることが大事です。
退職届を提出した後、取り下げることはできますか?
退職届の取り下げは、会社側が承諾した場合に限り可能です。ただし、一度提出した退職届を安易に取り下げることは、会社との信頼関係を損なう可能性があるため、慎重に検討する必要があります。
取り下げを希望する場合は、まず直属の上司に相談し、取り下げの理由を明確に説明することが重要です。会社側が既に後任の採用を進めている場合や業務の引き継ぎが完了している場合は、取り下げが認められない可能性が高くなります。
また退職届の取り下げが認められた場合でも、一度退職の意思を示したことで周囲の人間関係や今後の待遇に影響が出る可能性があります。そのため、退職届は十分に熟考してから提出することをおすすめします。
退職届の控えは必要ですか?保管期間の目安は?
退職届の控えは必ず保管しておきましょう。理由は以下のとおりです。
- 退職日の証明として必要になる場合がある。
- 退職金や保険の手続きで必要になることがある。
- 将来のトラブル防止になる。
保管期間の目安は最低5年です。控えには必ず受領印やサインをもらいましょう。
おわりに
この記事では、横書きの退職届の書き方やマナー、注意点について詳しく解説してきました。
退職届は、会社に退職の意思を伝えるための大切な書類です。この記事でお伝えしたように近年では横書きの退職届も広く受け入れられていますが、必ず事前に会社の人事部門に確認しましょう。
また退職届は丁寧な文面で作成し、適切なマナーで提出することが円満な退職につながります。退職時には感謝の気持ちを忘れずに、誠意を持って対応することを心がけてください。
この記事の内容が、より良い転職活動の一助となれば幸いです。