総務職へのキャリアチェンジを考えていますか？
この記事では、総務職に向いている人の特徴から、必要なスキル、資格取得方法、転職のコツまで、総務職へのキャリアチェンジに関する情報を徹底的に解説します。
総務は、会社の中核を担う重要な職種であり、幅広いスキルと知識を活かせる魅力的なキャリアパスです。しかし未経験から総務職にキャリアチェンジするには適切な準備と戦略が必要不可欠です。
この記事を読めば、あなたの転職成功への道筋が見えてくるはずです！
Contents
総務とは？基本的な役割と仕事内容
総務部門は、会社の中枢を担う「企業の縁の下の力持ち」と呼ばれることも多い存在です。社内の様々な業務を横断的にサポートし会社全体の円滑な運営を支える重要な役割を果たしています。
ここでは、総務の基本的な役割と具体的な業務内容について詳しく解説します。
- 総務部門の主な業務内容
- 総務の役割と重要性
- 総務は誰でもできる仕事って本当？
それでは順に見ていきましょう。
総務部門の主な業務内容
総務部門の業務は、大きく分けて「管理業務」と「サポート業務」の2つに分類されます。
管理業務には、社内規定の策定・運用、文書管理、セキュリティ管理などが含まれます。また契約書の作成・管理や印章管理なども重要な役割です。
一方、サポート業務としては、社内の備品・消耗品の発注・管理、オフィス環境の整備、社内行事の企画・運営などを担当します。また来客対応や電話対応、郵便物の仕分けなど、日常的な業務もあります。
総務部門は、これらの多岐にわたる業務を通じて、社員が働きやすい環境を整えています。
総務の役割と重要性
総務の最も重要な役割は、「会社全体の業務効率を高めること」です。各部門が本来の業務に専念できるよう、バックオフィス業務全般をサポートします。
具体的には、社内のインフラ整備や、業務フローの改善提案、コスト管理なども行います。また危機管理の面でも重要な役割を果たし、防災・防犯対策や緊急時の対応マニュアルの整備なども担当します。
このように、総務は会社の様々な機能が正常に働くための要となっているのです。
総務は誰でもできる仕事って本当？
「総務は誰でもできる仕事」という認識は大きな誤解です。
確かに個々の業務を見れば簡単そうに見えるかもしれません。しかし多岐にわたる業務を同時に管理し、優先順位をつけながら遂行する能力は、決して誰もが持っているわけではありません。
また総務は会社の「顔」として、取引先や来客への対応も担当します。そのため、高いコミュニケーション能力とビジネスマナーも求められます。さらに法務や経理の基礎知識も必要です。
このように、総務の仕事は実は高度なスキルと経験を必要とする、専門性の高い職種なのです。
総務に向いている人の特徴と適性
総務職は、会社の中で幅広い役割を担う重要なポジションです。そのため、特定の性格や適性を持った人が活躍しやすい職種といえます。
ここでは、総務職に向いている人の特徴と、必要とされる素質について詳しく解説していきます。
- 責任感が強い
- コミュニケーション能力が高い
- 細やかな気配りができる
- 決断力がある
- 問題解決能力に長けている
それでは順に見ていきましょう。
責任感が強い
総務職には強い責任感が不可欠です。なぜなら会社の重要書類や機密情報を扱うことが多く、ミスが許されない業務が数多くあるためです。
また社内の様々な部門をサポートする立場として、期限を守り、確実に業務を遂行する必要があります。自分の担当業務が滞ると、会社全体の業務に影響を及ぼす可能性があるためです。
責任感の強い人は、このような重要な役割を着実にこなすことができます。
コミュニケーション能力が高い
総務職では、社内の全部門や役員との連絡調整が必要です。また取引先や来客への対応も重要な業務の一つです。そのため、高いコミュニケーション能力が求められます。
具体的には、相手の要望を正確に理解する力、分かりやすく説明する力、円滑な人間関係を築く力などが必要です。また時には難しい要望や苦情への対応も求められます。
このように、様々な場面でコミュニケーション能力を発揮できる人が、総務職に向いているといえます。
細やかな気配りができる
総務職では、社員が快適に働けるよう、様々な面でサポートする必要があります。そのため、周囲への気配りの姿勢が重要です。
たとえばオフィス環境の整備では、社員のニーズを先回りして把握し必要な改善を行います。また社内行事の企画では、参加者全員が楽しめるよう、細かな配慮が必要です。
このような気配りができる人は、総務職で高い評価を得やすいでしょう。
決断力がある
総務職では、日々様々な判断を求められます。緊急の事態が発生した際には、迅速な意思決定が必要になることも少なくありません。
たとえば突発的なトラブルへの対応や、複数の案件の優先順位付けなどです。また限られた予算の中で、最適な選択を行う必要もあります。
このように、状況を的確に判断し決断を下せる人が総務職に向いています。
問題解決能力に長けている
総務職では、日々様々な問題や課題に直面します。それらを効率的に解決する能力が求められます。
具体的には、問題の本質を見極める分析力、効果的な解決策を考える企画力、その施策を実行する実行力などが必要です。また予防的な対策を講じる先見性も重要です。
このように、問題解決のプロセスを的確に進められる人が、総務職で活躍できます。
総務にキャリアチェンジするメリット
総務職へのキャリアチェンジには、多くのメリットがあります。会社全体を見渡せる立場で働けるなど、キャリア形成の観点から魅力的なポイントが多くあります。
ここでは、総務職へ転職するメリットを詳しく解説します。
- 幅広い業務経験が積める
- 社内の重要なポジションで働ける
- キャリアの選択肢が広がる
それでは順に見ていきましょう。
幅広い業務経験が積める
総務職の最大のメリットの一つは、様々な業務を経験できることです。法務、経理、人事など、多岐にわたる分野の基礎知識を習得できます。
また社内の各部門とのやり取りを通じて、会社全体の業務フローを理解することができます。このような幅広い経験は、将来のキャリアアップに大きな強みとなります。
さらに多様な業務に触れることで自分の得意分野や興味のある分野を見つけることもできます。
社内の重要なポジションで働ける
総務職は、会社の中核を担う重要なポジションです。経営層と直接やり取りする機会も多く、会社の意思決定に関わることもあります。
また社内の様々な部門をサポートする立場として、会社全体から信頼される存在となれます。このような経験は、将来的な管理職へのステップアップにも有利に働きます。
会社の中枢で働くことで経営的な視点も身につけることができます。
キャリアの選択肢が広がる
総務職で身につけたスキルや経験は様々な職種に応用が効きます。そのため、将来のキャリアチェンジの際に選択肢が広がります。
たとえば総務で培った管理能力を活かして、経営企画職やプロジェクトマネージャーへの転身も可能です。また専門性を高めることで法務職や人事職など、特定の分野にフォーカスしたキャリアも選択できます。
このように、総務職は将来の可能性を広げるステップとなるのです。
総務にキャリアチェンジするデメリット
総務職へのキャリアチェンジには魅力的なポイントが多い一方で、考慮すべき課題やリスクも存在します。
ここでは、総務職にキャリアチェンジする際に知っておくべきデメリットについて、現実的な視点から解説していきます。これらを理解することでより良いキャリア選択が可能になるでしょう。
- 業務範囲が広く習得に時間がかかる
- 責任が重い
- つぶしがきかないリスクがある
それでは順に見ていきましょう。
業務範囲が広く習得に時間がかかる
総務職の業務は多岐にわたるため、全体を把握し習得するまでに相当の時間が必要です。特に未経験からのキャリアチェンジの場合、この習得期間が大きな課題となります。
また法改正や社内制度の変更に応じて、常に新しい知識をアップデートする必要があります。この継続的な学習の負担は決して小さくありません。
さらに会社特有の慣習や業務フローを理解する必要もあり、完全に仕事を把握するまでに1年以上かかることも珍しくありません。
責任が重い
総務職は会社の重要な機能を担うため、ミスが許されない場面が多く存在します。中でも法令遵守や機密情報の管理には重大な責任が伴います。
また社内の様々な部門から問い合わせや要望が集中するため、常にプレッシャーにさらされる環境でもあります。時には、複数の緊急案件に同時に対応することも求められます。
このような責任の重さは、精神的なストレスの原因となることがあります。
つぶしがきかないリスクがある
「総務はつぶしがきかない」といわれることがありますが、これには一定の真実が含まれています。総務特有の業務や知識は、他職種への転職時に直接的な強みとならないことがあります。
長年総務職として働いた後に、営業職や技術職など全く異なる職種へのキャリアチェンジを目指す場合は、大きな壁に直面する可能性があります。
ただしこのリスクは計画的なスキルアップと専門性の確立によりある程度回避することが可能です。
総務へのキャリアチェンジに求められるスキル
この章では総務にキャリアチェンジする際に求められるスキルセットについて説明します。
これらのスキルはキャリアチェンジ前から意識的に準備しておくことで、よりスムーズな転職が可能になります。
- 総務に必須の基本スキル
- 強みになるスキル
- 効果的なスキルの習得方法
それでは順に見ていきましょう。
総務に必須の基本スキル
総務職として働く上で、最低限必要となるスキルがいくつか存在します。
まず基本的なPCスキル（Word、Excel、PowerPoint）は必須です。特にExcelでの表計算や関数の扱いは重要です。またビジネス文書の作成能力も欠かせません。社内文書や議事録の作成、外部とのやり取りなど、文書作成の機会は非常に多いためです。
さらに基本的なビジネスマナーや電話応対、来客対応のスキルも必要不可欠です。
強みになるスキル
基本スキルに加えて、いくつかの専門的なスキルを持っていると、より高い評価につながります。たとえば法務や経理の基礎知識、労務管理の知識などです。
また業務改善や企画立案の能力も重要な強みとなります。既存の業務フローを分析し、より効率的な方法を提案できる能力は高く評価されます。
データ分析や情報システムの基礎知識があれば、なお良いでしょう。
効果的なスキルの習得方法
これらのスキルを効果的に習得するためには、計画的な学習が重要です。まずは、オンライン講座や書籍で基礎知識を身につけることから始めましょう。
また現在の職場でも、総務的な業務を積極的に担当することで実践的なスキルを磨くことができます。可能であれば、総務部門との連携業務を担当するのも良い方法です。
さらに業界セミナーや研修に参加することで最新の知識やトレンドを学ぶことができます。
総務へのキャリアチェンジに役立つ資格
総務職へのキャリアチェンジを目指す上で、資格があると大きな武器となります。
ここでは、総務職に関連する資格とその取得方法について詳しく解説します。
- おすすめの資格一覧
- 資格取得のロードマップ
- 資格を活かした転職戦略
それでは順に見ていきましょう。
おすすめの資格一覧
| 資格名 | 内容 |
|---|---|
| ビジネス実務法務検定 | 業務に必要な法律知識を証明する資格 |
| 秘書検定 | ビジネスマナーや文書作成能力を証明する資格 |
| ファイリング・デザイナー検定 | 文書管理スキルを示す資格 |
| 日商簿記検定 | 経理・会計の基礎知識を証明する資格 |
| 宅地建物取引士 | 不動産に関する専門知識を示す資格 |
総務職に関連する資格は数多くありますが、特に重要なものをご紹介します。
まず「ビジネス実務法務検定」は、業務上必要な法律知識を証明する資格として高く評価されます。
また「秘書検定」は、ビジネスマナーや文書作成能力を証明する資格として有用です。「ファイリング・デザイナー検定」は、文書管理のスキルを示す資格として注目されています。
さらに「日商簿記検定」や「宅地建物取引士」なども、総務職の幅広い業務に役立ちます。
資格取得のロードマップ
効率的に資格を取得するためには、計画的なアプローチが重要です。まずは、基礎的な資格から始めることをおすすめします。
たとえば秘書検定2級から始めて、徐々にレベルアップしていく方法です。次に法務や経理など、専門分野の資格に挑戦します。これらは学習期間が長くなりますが、確実に実務に活かせる知識が身につきます。
資格取得の際は、現在の仕事と両立できるよう、無理のないスケジュールを立てることが大切です。
資格を活かした転職戦略
取得した資格を転職活動で効果的に活用するためには、戦略的なアプローチが必要です。
単に資格を持っているだけでなくその資格を通じて得た知識やスキルを、具体的にどのように業務に活かせるかを説明できることが重要です。
履歴書やキャリアシートには、取得した資格だけでなくその資格を活かした実績や今後の活用プランについても記載すると良いでしょう。
また資格取得の過程で得た人脈やネットワークは、転職活動の際に大きな助けとなることがあります。
総務にキャリアチェンジ後のキャリアパス具体例
総務職は、その経験を活かして様々なキャリアパスを描くことができます。会社の中核を担う部門であるため、管理職やマネジメント職への道も開かれています。
ここでは、総務のキャリアパス事例を交えながらキャリアの可能性について解説します。
- 一般的な総務のキャリアパス事例
- 総務からのステップアップ事例
- 総務のキャリアプランの例文
それでは順に見ていきましょう。
一般的な総務のキャリアパス事例
総務職の一般的なキャリアパスとしては、まず総務アシスタントや総務担当として実務経験を積み、その後、主任や係長としてチームの中核を担うようになります。
5年程度の経験を積むと、総務課長や総務部長として部門の管理職を目指すことができます。また総務部長から取締役や執行役員に昇進するケースも少なくありません。
さらに総務の経験を活かして、経営企画部門や人事部門へキャリアチェンジする道も開かれています。
総務からのステップアップ事例
総務からのステップアップ事例を見てみましょう。
たとえば、一般事務からスタートし総務アシスタントを経て法務知識を習得して総務課長に昇進したケース、また総務での経験を活かしてコンプライアンス部門の責任者になったケースなどがあります。
中には、総務部長の経験を活かして独立し総務のコンサルタントとして活躍している方もいます。このように、総務職での経験は、様々なキャリアの可能性を開いてくれます。
総務のキャリアプランの例文
総務職のキャリアプランを立てる際は、まず3年後、5年後、10年後の目標を明確にすることが重要です。
たとえば「3年後までに総務の基礎スキルを習得し5年後には係長として部門の中核を担い、10年後には総務部長として経営に参画する」といった具体的な目標設定が効果的です。
面接でのキャリアプランの例文としては、以下のように具体的なビジョンを示すことが重要です。
例文
総務職にキャリアチェンジする転職のコツ
総務職へキャリアチェンジするために転職する場合、適切な準備と戦略が必要です。
ここでは、効果的な職務経歴書の書き方や面接での自己アピールポイント、求人の探し方など、転職成功のための具体的なコツをご紹介します。
- キャリアチェンジまでの準備ステップ
- 効果的な職務経歴書の書き方
- 面接での自己アピールポイント
- 総務職の求人の探し方
- 転職エージェントの活用方法
それでは順に見ていきましょう。
キャリアチェンジまでの準備ステップ
総務職へのキャリアチェンジを成功させるためには、段階的な準備が重要です。
まずは、現在持っているスキルの棚卸しから始め、総務職で必要となる追加スキルをリストアップします。その上で、3ヶ月、6ヶ月、1年などの期間で具体的な学習計画を立てて実行していきます。
並行して、現在の職場でも総務的な業務を積極的に担当し実践的なスキルを磨くことが大切です。たとえば社内文書の作成や管理業務に関わったり、部門間の調整業務に参画したりすることで総務職で必要となる経験を積むことができます。
また業界セミナーや勉強会への参加を通じて人脈を広げることも効果的です。LinkedInなどのビジネスSNSを活用して、総務職の方々とつながりを持つことで、業界の最新動向や転職に関する有益な情報を得ることができます。
効果的な職務経歴書の書き方
総務職への転職では、これまでの経験を総務の視点で再構築することが重要です。
たとえば一般事務での経験であれば、「年間1,000件以上の社内文書を体系的に整理・管理」といった具体的な実績として表現し直します。また「5部門50名規模の部門横断プロジェクトの事務局運営」など、調整業務の規模感も明確に示すことが効果的です。
数値化できる実績は、できるだけ具体的な数字で示すようにしましょう。コスト削減率、業務効率化による時間短縮、管理書類の削減数、プロジェクトの規模や関与人数など、客観的な成果を示すことで説得力が増します。
未経験から総務にキャリアチェンジする場合は、総務的な要素を含む業務経験や関連する資格、学習状況などを重点的にアピールします。また、これまでの経験を通じて培った、総務職に活かせるスキルや知識を具体的に説明することで、可能性をアピールすることができます。
面接での自己アピールポイント
面接では、総務職に必要な資質やスキルを具体的なエピソードを交えて説明することが重要です。
たとえば「前職での経理アシスタントとしての経験から、会社全体の業務を支える立場に魅力を感じ、より広範な視点で会社の運営に貢献したいと考えました」といった志望動機や、問題解決能力を示す事例、チーム調整力を示すエピソードなどを準備しておきましょう。
特に志望動機は、自身の経験と総務職の魅力を結びつけて説明することが効果的です。「これまでの営業職での経験を通じて、社内の様々な部門との調整や文書作成、予算管理などの業務に携わる中で、総務職の重要性を強く実感しました」といった具体的な説明が説得力を持ちます。
また、入社後のビジョンも明確に示すことが重要です。総務職でどのように会社に貢献したいのか、どのようなキャリアを築いていきたいのかを具体的に説明できるよう準備しておきましょう。
総務職の求人の探し方
総務職の求人は、大手転職サイトだけでなく業界別の求人サイトやハローワークなど、様々なチャネルで探すことができます。
特に未経験者歓迎の求人は、中小企業やベンチャー企業に多い傾向があります。大手企業は専門性と安定性を重視する傾向にある一方、中小企業では幅広い業務経験を積むことができ、ベンチャー企業では大きな裁量と成長機会が得られやすい特徴があります。
求人を選ぶ際は、業務内容や求められるスキルだけでなく、研修制度や資格取得支援などの教育体制にも注目することが大切です。また、残業時間や職場環境などの情報も細かくチェックし、長期的なキャリア形成が可能な環境かどうかを見極めましょう。
複数の求人サイトを併用することで、より多くの機会に出会うことができます。また、求人情報を比較検討することで、市場価値や求められるスキルの理解も深まります。
転職エージェントの活用方法
転職エージェントは、総務職への転職を成功させる上で強力な味方となります。エージェントは、企業の内部情報や業界動向に詳しく、あなたのスキルや経験に合った求人を紹介してくれます。
特に総務職の転職実績が豊富で、キャリアチェンジ支援の経験が豊富なエージェントを選ぶことが重要です。
また履歴書や職務経歴書の添削、面接対策など、転職活動全般のサポートを受けることができます。複数のエージェントを併用する場合は、それぞれのエージェントの特徴を理解し、情報を使い分けることで効率的な転職活動が可能になります。
エージェントとの面談では、自身のキャリアプランや希望条件を明確に伝え、適切なアドバイスを得ることが大切です。また、定期的なコミュニケーションを通じて、より良い機会を逃さないようにしましょう。
まとめ
この記事では、総務職へのキャリアチェンジに関する様々な側面を解説してきました。
総務へのキャリアチェンジは、一朝一夕には実現できません。長期的な視点を持ち、着実に準備を進めることが重要です。また失敗を恐れず、積極的にチャレンジする姿勢も大切です。
未経験から総務にキャリアチェンジする場合、転職活動中は希望する条件にこだわりすぎず、まずは総務の経験を積むことを重視する柔軟な姿勢も必要です。ある程度、総務の経験を積んでから、より良い条件の企業へステップアップすることも視野に入れましょう。
